SharePoint real case solutions

SharePoint real case solutions

Requirement

A company with 400 users needed to organize SharePoint permissions, since, within the farm, the different lists and libraries had the inheritance broken.

So far, in each of the lists users had been both added and granted permissions one by one. This requires ORGANIZATION.

Resolution

The company was suggested to generate three SharePoint groups for each list and/or library with broken inheritance, with the following naming convention:

  • Site Name – List | Library Name – Read
  • Site Name – List | Library Name – Contribute
  • Site Name – List | Library Name – Full Control

Each group within each list or library was granted the permissions that its name specifies, and then in those lists users that required permissions were added in each group.

This way, permissions are kept organized and allows a quick modification, since changing group permissions, affects all the users contained in it.

 

Requirement

Many times you need to create a notification workflow in SharePoint Designer. This time I was asked the workflow  recipients to be changeable without having to republish the workflow, neither restart workflow instances for each element of the lists or libraries.

Resolution

For the list in which I generated the workflow, I created a SharePoint group with the following name convention: “Site Name – List Name – Notifications” with read permissions on the list, and added users that need to receive the notification to that list.

When I set up the workflow notifications, in the “To” field I load the group I created for the list.

This way, when the notification is initiated, it will be sent to the users that are currently in the group, and not to the users that were when the group instance was created.


Necesidad

En una granja de Sharepoint, una empresa con 400 usuarios, se requería organizar los permisos, dado que, dentro de la granja, las distintas listas y bibliotecas tienen rota la herencia.

Hasta el momento, en cada una de las listas se habían agregado a los usuarios uno a uno y se le habían otorgado los permisos uno a uno. Esto requiere ORGANIZACIÓN

Solución

Se le sugirió a la empresa que para cada lista y/o biblioteca con la herencia rota, le genere tres grupos de Sharepoint con la siguiente nomenclatura:

  • Nombre sitio – Nombre Lista/Biblioteca – Leer
  • Nombre sitio – Nombre Lista/Biblioteca – Colaborar
  • Nombre sitio – Nombre Lista/Biblioteca – Control Total

Cada grupo, dentro de cada lista o biblioteca se le otorgaron los permisos que su nombre indica, para luego agregar dentro de cada grupo a los usuarios que requieran permisos en dichas listas.

De esta manera se mantienen organizados los permisos, y permite una modificación rápida, ya que el cambiar los permisos del grupo, afecta a todos los usuarios contenidos en el mismo.

 

Necesidad

Muchas veces se necesita crear en Sharepoint Designer un flujo de notificaciones. En esta oportunidad me solicitaron que los destinatarios de las mismas, sean modificables, sin tener que re-publicar el flujo, ni reiniciar las instancias del flujo para cada elemento de las listas o bibliotecas.

Solución

Para la lista que estaba armando el flujo, creé un grupo de Sharepoint con la siguiente nomenclatura: “NombreSitio – NombreLista – Notificaciones”, al que le di permisos de lectura sobre la lista y agrego a la lista a los usuarios que necesito que reciban la notificación.

Cuando me dispongo a armar las notificaciones del flujo, en el campo “Para” cargo el grupo que creé para la lista.

De esta manera, cuando la notificación se dispare, se enviará a los usuarios que en ese momento estén en el grupo, y no a los usuarios que había cuando se generó la instancia del grupo.

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