6 Power BI tips for Power Users

6 Power BI tips for Power Users

From the daily use of Power BI tools as an end user (non-technical), several tips and good practices emerged which I want to share with you so that you can take full advantage of Power BI functionalities when creating reports.

1.Using Visual Galleries to expand the number of views available for use:

While “Power BI Desktop” has a wide range of interesting graphics for business analysis itself, keep in mind that there are many more graphics developed by the user community, which are free and can be downloaded from the Microsoft Office Store

These are divided into:

  • The ones that focus on statistical analysis with an academic vision (graphs elaborated with R language)

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  • The views focused on providing an easy and quick reading of data by end users, who do not necessarily have knowledge of advanced statistical inference.

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In addition, if you do not get the visualization that best suits your needs, you can do it yourself! With basic knowledge of  R language you will be able to create customized graphics for your report and you can even share it with the community.

2. Combine the colors of your report:

There is also a Themes Gallery which defines a color scheme, this way the report is created with combined colors. You can even change them according to the various celebrations throughout the year. Such is the case of the following Theme which refers to St. Patrick’s Day:

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Just like the above mentioned case, if you don’t find a theme that suits your requirements or you need specific corporate colors, you can create one yourself with a JSON file that has to have the following structure:

{

“name”: “unNombre”

“dataColors”: [“RGB1″,”RGB2″,”RGB3”],

“background”: “RGB4”,

“foreground”: “”,

“tableAccent”: “”

}

3. Selecting a cell from a column (last | first cell):

A solution that seems trivial, but that can save you time of investigation, is knowing how to select the last cell of a column. Imagine that a column contains total profit per month and you are mainly interested in the income of last month to be able to compare them with those of the entire year.

For this purpose, the first thing we tend to do is use the following expression: DAX “=LastNonBlank()” because we logically assume this will return “last cell which is non blank”.

But no, this formula brings the cell with the highest value of the column since it internally orders the column from lowest to highest, and once ordered returns the last cell. This is why it is convenient to know a proper way to request a cell, and in my experience the following function is the most appropriate:

=(CALCULATE(LASTNONBLANK(Tabla[Columna],0),FILTER(Tabla,Tabla[ColumnaIndex] = MAX(Tabla[ColumnaIndex])))

With this expression we put a filter in the column. In this case we indicate that it must choose the row that has the highest value in the index column, which normally belongs to the last row. But with this approach we can filter any indexed row that we need. For example, we might want to see the record sales month to set an objective or make a year-on-year comparison of values to deseasonalise statistics, among other things.

4. Improve the performance of your report:

Occasionally, if changes for data to provide necessary information are many, it might be more convenient to make changes in R script beforehand, and not in the “Query Editor”. This can be achieved with a simple console application which gets the data, models and classifies it according to the needs of the report and lastly writes it in an Excel file.

This allows the refresh of each report and the entire dashboard to be more efficient. We just have to let our program running on background 5 minutes before the scheduled hour in which the report is updated and the data will be ready so that “Power BI Services” gets it and create the graph.

5.  Add last update date in each report:

Nothing worse than having a report with outdated information and not knowing it! If our report doesn’t update automatically when data changes, it is extremely important having the update date on it. Generally, reports are used for decision making and they cannot be based on outdated information. Therefore, when viewing the report, it is essential to know until what date the reported data is being considered.

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6. Join the community and the User Groups:

Power BI Community is extremely active, so you are able to ask any doubt: technical, non-technical, generic or specific. You can also be part of the User Groups that the Community has, to get information and interact with other Power Users near your location. You can access from: http://community.powerbi.com.

 



 

Del uso diario de la herramienta PowerBI como usuario final (no técnico), surgen diversos tips y buenas prácticas que quiero compartir con ustedes para que puedan aprovechar al máximo las funcionalidades de PowerBI en la generación de reportes.

1. Uso de Galería de visuales para ampliar el horizonte de vistas:

Si bien el “Power BI Desktop” tiene una gama amplia de gráficos interesantes para el análisis de negocios propiamente dicho, hay que tener en cuenta que existen muchos gráficos más hechos por la comunidad de usuarios que son gratuitos y se pueden descargar del Store de Microsoft office. Estos se subdividen en:

  • los que apuntan al análisis estadístico con enfoque académico (gráficos elaborados con R)

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  • las vistas centradas en la idea de proporcionar una fácil y rápida lectura de datos por parte de los usuarios finales, no necesariamente con conocimientos de inferencia estadística avanzada.

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A su vez, si no consigues la visualización que mejor se adecúe a tus necesidades, ¡puedes hacerlo tú mismo! Con conocimiento básico del lenguaje R podrás ser capaz de crear gráficos personalizados para tu reporte e incluso puedes compartirlo con la comunidad.

2. Unifica los colores de tu reporte:

También existe una galería de temas que definen una paleta de colores, de esta forma el reporte queda con colores unificados. Incluso puedes cambiarlos de acuerdo a las distintas festividades durante el año. Como es en el caso de este tema que hace referencia al St’ Patrick’s day:

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Al igual que en el punto anterior, si no encuentras un tema que sea de tu gusto en particular, o necesitas determinados colores corporativos. Puedes crear tú mismo con un archivo .json que solo tiene que tener la siguiente estructura:

{

“name”: “unNombre”

“dataColors”: [“RGB1″,”RGB2″,”RGB3”],

“background”: “RGB4”,

“foreground”: “”,

“tableAccent”: “”

}

 3. Cómo seleccionar una Celda de una columna (última/primera celda):

Una solución que parece trivial, pero que puede ahorrarte tiempo de investigación es saber cómo seleccionar la última celda de una columna. Imagina que en una columna tiene la ganancia total por cada mes, y te interesa particularmente los ingresos del último mes para poder compararlos con los de todo el año. Para esto lo primero que atinamos a hacer es usar la expresión DAX “=LastNonBlank()” porque intuitivamente asumimos que nos traería “la última (celda) que no esté en blanco”. Pero no, esta fórmula trae la celda con el valor más alto de la columna ya que internamente ordena la columna de menor a mayor, y una vez ordenada te trae la última celda. Es por eso que es conveniente saber una manera más adecuada de llamar a una celda, y en mi experiencia la siguiente función es la más conveniente:

=(CALCULATE(LASTNONBLANK(Tabla[Columna],0),FILTER(Tabla,Tabla[ColumnaIndex] = MAX(Tabla[ColumnaIndex])))

Con esta expresión logramos darle un filtro a una columna. En este caso le decimos que debe elegir la fila que tiene el mayor valor en la columna index, que normalmente pertenece a la última fila. Pero con este criterio podríamos filtrar a cualquier fila indexada en la que tuviéramos interés. Por ejemplo, quizá quisiéramos ver el mes récord de ventas para ponernos una meta o hacer una comparación interanual de valores para desestacionalizar los estadísticos, entre otros.

4. Mejora la performance de tu reporte:

En ocasiones, si las modificaciones para que los datos brinden información necesaria son muchas, puede ser más conveniente hacer modificaciones en R script previamente, y no en el “Query Editor”. Esto se puede lograr con una simple aplicación de consola que tome los datos, los modele y clasifique de acuerdo a las necesidades de nuestro reporte y por último la escriba en un archivo Excel.

Esto permite que el refresco de cada reporte y de todo el dashboard sea más eficiente. Solo tenemos que dejar corriendo nuestro programa en el background 5 minutos antes de la hora en la que se actualiza el reporte y los datos estarán listos para que el “Power BI Services” los tome y grafique.

5. Agregar fecha de última actualización en cada reporte:

¡Nada peor para un reporte que contar con información desactualizada y no saberlo! Si nuestro informe no se actualiza automáticamente cuando los datos cambian, es de vital importancia tener la fecha de actualización en el mismo. En general los reportes son utilizados para la toma de decisiones y éstas no pueden basarse en información desactualizada. Por eso, si una persona está viendo tu informe es crucial que sepa hasta qué fecha se están considerando los datos reportados.

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6.Usa la comunidad y los User Groups:

La comunidad de PowerBI es sumamente activa, por lo que puedes preguntar cualquier duda que tengas: técnica o no, genérica o puntual. También puedes formar parte de los grupos de usuarios que tiene la comunidad para poder tener información y contacto con otros Power Users cercanos a tu ubicación. Se puede acceder desde: http://community.powerbi.com/

 

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