POWER BI – A tool that redefines the Self Service concept

POWER BI – A tool that redefines the Self Service concept

By Gastón Cruz.

Brief:

Talking about Microsoft solutions come in mind one that develops Business Intelligence starting from Excel with add ins and now with a whole new plattform called Power BI. This solutions allows to create reports and attractive visualizations models integrating with Dashboards that can bring a new level of business information, with automatic refresh and the capacity for the end user to execute drill down to know about data details.

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Article:

Power BI allows the end user to create connections to multiple sources in a same dashboard panel, and create a whole new model (cleaning and data transformation). With this tool the analyst can use the Q&A feature to ask the model in natural language about business info and the system can create from simple question tables and graphic reports using variables within the data model.

There are 2 versions: desktop and web, using a web-browser with a secure user/login.

Power BI Evolution

The BI world has been working on the Self Service meaningful idea that nowadays a business analyst can handle new tools to create business models, and genearte powerful reports using different kind of data sources (online and on premises). Also can handle major types of visualization with a high impact to the end user.

Microsoft started work with Excel Add-Ins allowing in the first time to develop data models but also adding technical value such as calculated columns, measures and KPI’s.

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On the other hand, one powerful Excel Add-In named PowerView allows the creation of attractive graphic designs connecting to a PowerPivot data model.

With PowerMap as another Excel Add-In you can handle layers for geographic visualization of data from the data model. As a new Excel Add-In PowerQuery introduce web queries that the analyst can use to import web info, clean, transform and add to the data model.

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This tool is just an evolution of a feature that execute a complete analysis of a business life cycle.

Study Cases

With experiences and differents projects in the financial, forest and energy world we developed Dashboards allowing our clients to create a general vision of their business with major key variables and parametrs. From each Dashboard they can handle alerts, share information with colleagues, and seek information from mobile native plattforms apps (iOS, Android, Windows) and create dynamic feedback to business key players.

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Data Sources

Power BI suite allows us with a major variety of data sources, as we can see (the list is growing really fast month by month): ​

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Access On Premises Sources – Personal Gateway:

The Personal Gateway is a new Power BI tool that gives to the Company the way to handle the data transfer from local data Sources (On Premises) to update Cloud datasets information.

When Power BI refresh the local source data, the personal Gateway guarantee that the Power BI account has the rights to connect to the data and execute the query to the On Premises server.

The data transfer form Power BI and the Personal Gateway is protected by the Azure Services Bus. The Service bus create a secure channel between the Power Bi Service and the computer. No needed to create or open a firewall port because you have with this a native secure and encrypt connection.

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​As we can see in the image above as an example of a secure connections to an On Premises server that allows us to extract data from an Analysis Services cube to create reports or Dashboards. For now, on Power BI only supports connections to cubes created with Analysis Servers 2012 or major versions with a tabular model behind. Once the analyst establishes the configuration and connects to the cube (using Power BI Web or Power BI Desktop) we can use the cube data to develop reports and model the info to create powerful graphics as we can see below:​

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Conclusions

The business analysis world is growing really fast and Microsoft help us with Power BI as a tool that redefine the Self Service concept giving to the business analyst a simple and faster way to connect, search, clean, transform business information, creating new models to conclude in high impact graphics, dashboards and reports.​​​}

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Por Gastón Cruz.

Resumen:

Dentro del abanico de soluciones Microsoft, surgió una que perfecciona lo que antes generaba Excel a través de varios complementos: Power BI. La herramienta genera informes y visualizaciones interactivas, vinculadas entre sí con Dashboards que brindan información vital para el negocio al instante, con actualización dinámica, con la facilidad de realizar drill down para mayor detalle de los datos recopilados.​

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Artículo:

Power BI permite además realizar conexión a datos con múltiples orígenes en forma simultánea, y el modelado de la información (limpieza y transformación de datos). Se agrega a su vez en la herramienta la posibilidad de realizar preguntas en lenguaje natural para que el sistema genere rápidamente tablas y reportes gráficos utilizando las variables con las que cuenta el modelo.

Existen 2 versiones: escritorio y web, utilizando un navegador, y un login/usuario.​​​​

Evolución de Power BI

El mundo BI (Inteligencia de Negocios por sus siglas en inglés) viene trabajando hace años sobre el concepto Self Service, que pretende brindarle al analista de negocios herramientas con las cuales no solo generar su propio modelo de negocios, sino además explotar reportabilidad utilizando variedad de fuentes de datos (online y on premises), así como también visualizaciones con alto impacto para el usuario.

Microsoft también comenzó a trabajar sobre varios complementos que brindaba Excel para incorporar herramientas de BI que permitían, en un principio, desarrollar un modelo de datos pero además aportando valor al negocio generando columnas calculadas, medidas y KPI’s.

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Por otro lado se complementó con PowerView, una herramienta que permite agregar un estilo gráfico dinámico conectando al modelo de datos y obteniendo información de una manera práctica, ágil y gran impacto visual de cara al usuario final.

Con PowerMap como complemento de Excel se buscó agregar layers que permitieran tener visualización de datos en un entorno geográfico determinado. Respecto a PowerQuery como complemento, se agregaron consultas Web para incorporar información al modelo de datos.

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La herramienta no es otra sino la evolución de una herramienta cuya finalidad es ejecutar el ciclo de vida de análisis completo.​

 

Casos prácticos

Con el foco en diferentes proyectos con verticales en el mundo de Finanzas, Forestación y Energía se pueden desarrollar Dashboards que permiten a clientes tener una visión general en base a parámetros clave de su negocio. Desde dicho Dashboard cuentan con la posibilidad de recibir alertas ante cambios, compartir dicha información con colegas de su organización, disponibilizar los mismos en dispositivos móviles (iOS, Android, Windows) y realizar comentarios sobre dudas de negocio que se puedan plantear.

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Orígenes de Datos

Con esta consigna la suite nos permite contar con un pool de diferentes vinculaciones a orígenes de datos tales como:

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Acceso a datos On Premises – Gateway:

En lo referente a Power BI Gateway actúa como un puente, que permite la transferencia de datos entre los orígenes de datos de servicio y locales de Power BI que admiten la actualización de datos de servidores On Premises.

El Gateway se instala y se ejecuta como un servicio en el equipo. Como servicio, se ejecuta con la cuenta de Windows que especifica durante la configuración. En algunos casos, la puerta de enlace se ejecuta como una aplicación.

Cuando Power BI actualiza los datos de un origen de datos local, la puerta de enlace garantiza que la cuenta de Power BI tiene los permisos adecuados para conectarse a los datos y consultarlos desde el origen.

La transferencia de datos entre Power BI y la puerta de enlace se protege mediante el servicio de Azure. El bus de servicio crea un canal seguro entre el servicio de Power BI y el equipo. Dado que la puerta de enlace proporciona esta conexión segura, normalmente no es necesario abrir un puerto en el firewall.

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En la imagen anterior se puede apreciar una conexión realizada a un ambiente On Permises la cual permitirá extraer datos de un cubo en Analysis Services para poder construir informes o paneles. Por el momento solo está soportado realizar conexiones a cubos que se encuentren aprovisionados en un servidor con Analysis Server 2012 o superior en modo tabular. Una vez realizara la configuración y establecida la conexión tanto de la versión web o desde el aplicativo de escritorio podremos utilizar los datos del cubo para explotar la información como se puede ver en la siguiente imagen.

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Conclusiones

El mundo de análisis de negocios está en pleno auge y Microsoft nos presenta una suite de herramientas para universalizar el concepto de Self Service y que la explotación de datos quede en manos de analistas, que no solo van a encontrar una forma simple y rápida de explotar la información sino también en la construcción de un robusto modelo de datos.

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