Hybrid for SharePoint Server 2016

Hybrid for SharePoint Server 2016

Motivation

Corporations nowadays have work teams that are located in different physical locations, even outside the organization. This is a problem, since teams need to access the information that the company generates remotely.

It also occurs that companies outsource to other companies to provide them with a service, which requires access to customer information without the need to be physically located in the client.

In both cases, what is needed is access to corporate information without being connected to the corporate network.

Microsoft Solution

To resolve this problem Microsoft proposes using Hybrid SharePoint environments.

What are hybrid environments?

A company has a hybrid environment, if its information is distributed both in its facilities and in the cloud simultaneously.

Using SharePoint as the base technology we can connect two major areas, the Corporate Environment (On Premise) and the Cloud (Office 365).

With this type of solution it does not matter whether the information is generated in the local environment or in the cloud because it can be accessed from anywhere.

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In order to have a hybrid environment we need to have SharePoint Server 2013 or SharePoint Server 2016 and an Office 365 license.

What is Office 365?

It is a subscription service that offers web tools that allow access to mail, documents, contacts and calendars from anywhere and with any device.

How does it work?

Essentially, what you do is add Office 365 to the environment where SharePoint Server is already running.

When you add Office 365 to an environment where SharePoint Server is already used by default, there is no integration between them. You must configure the hybrid SharePoint features, so you can easily link the two environments.

One characteristic of hybrids is that they use a technique called redirection. With redirection, when users attempt to access a service on SharePoint Server with site navigation, they will automatically be directed to the correspondent service in Office 365.

For example, in a non-hybrid environment, when a user clicks OneDrive on a SharePoint Server site, he is directed to the location of OneDrive for SharePoint Server Enterprise. In a hybrid environment when a user clicks OneDrive, there is a switch to OneDrive for Office 365 Enterprise.

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Synchronization and active directory federation. (Information collected from the book: “SharePoint 2016 de principio a fin”)

The first step in building a hybrid solution is to federate or synchronize the local Active Directory with Office 365. In this stage you must determine which users and groups will be synchronized in the Active Directory in Office 365 Azure.

This does not mean that synchronization is limited to the number of licenses purchased by the organization, but that it should be planned which users will be hybrids and which ones will not.

To implement this configuration, the following site is recommended: https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/connect/active-directory-aadconnect

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Hybrid environment

You need to configure the SharePoint platform within your organization to meet a number of prerequisites to establish a hybrid environment. Therefore, the platform that is connected to the synchronized domain must execute the following SharePoint services:

  • User Profiles Service
  • Add-in Service
  • Subscription configuration service
  • Search service

SharePoint 2016 has a configuration section in the Central Administration that allows configuration of hybrid scenarios.

The Configure OneDrive and Sites Hybrid Features option provides access to a page that describes the necessary requirements to run the Hybrid configuration wizard provided by Office 365.

Conclusion:

With this type of technology, companies can keep information safe and controlled in the corporate environment, but in turn give the possibility of such information being accessible from anywhere outside the organization.


Híbrido en SharePoint Server 2016

Motivación

Las corporaciones hoy en día cuentan con equipos de trabajo que están ubicados en diferentes lugares físicos, incluso fuera de la organización. Esto es un problema ya que los equipos necesitan acceder a la información que corporativamente se genera de forma remota.

También sucede que las empresas tercerizan a otras empresas para que les brinden un servicio, con lo cual necesitan acceder a la información del cliente sin la necesidad de estar ubicados físicamente en el cliente.

En ambos casos lo que se necesita es acceder a la información corporativa sin estar conectado a la red corporativa.

Solución Microsoft

Para solucionar esta problemática Microsoft propone utilizar Ambientes Híbridos en SharePoint.

¿Pero qué son los ambientes híbridos?

Una empresa tiene un ambiente híbrido, si su información se distribuye tanto en sus instalaciones como en la nube de forma simultánea.

Usando SharePoint como tecnología base podemos conectar dos grandes áreas, el Ambiente Corporativo (On Premise) y la Nube (Office 365).

Con este tipo de solución no importa si la información se genera en el ambiente local o en la nube porque la misma puede ser accedida desde cualquier punto.

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Para poder tener un ambiente híbrido necesitamos contar con SharePoint Server 2013 o SharePoint Server 2016 y licencia de Office 365.

¿Qué es Office 365?

Es un servicio de suscripción que ofrece las herramientas web que permiten acceso a correo, documentos, contactos y calendarios desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

¿Cómo Funciona?

Básicamente lo que se hace es agregar Office 365 al entorno donde ya está corriendo SharePoint Server.

Cuando se agrega Office 365 a un entorno donde ya esté usando SharePoint Server de forma predeterminada, no hay ninguna integración entre los dos. Se deben configurar las características de SharePoint híbridas, permitiendo vincular los dos entornos de forma sencilla.

 

Una de las características de los híbridos es que utilizan una técnica llamada redirección. Con la redirección, cuando los usuarios intentan tener acceso a un servicio en SharePoint Server con la navegación del sitio, se le dirigirá automáticamente el servicio equivalente en Office 365.

Por ejemplo, en un entorno no híbrido, cuando un usuario hace clic en OneDrive, en un sitio de SharePoint Server, procede a su ubicación de OneDrive para Empresa de SharePoint Server. En un entorno híbrido cuando un usuario hace clic en OneDrive, pasará al OneDrive para Empresa de Office 365.

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Sincronización y federación de directorios activos. (Información recolectada del libro: Sharepoint 2016 de principio a fin)

El primer paso para construir una solución hibrida es federar o sincronizar el directorio activo local con office 365. En este paso se debe determinar que usuarios y grupos serán sincronizados en el directorio activo en Azure de Office 365. Esto no quiere decir que la sincronización se limita a la cantidad de licencias adquiridas por la organización, sino que se debe planificar que usuarios serán híbridos y cuáles no. Para implementar esta configuración se recomienda ir al sitio https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/connect/active-directory-aadconnect

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Ambiente hibrido

En necesario configurar la plataforma SharePoint dentro de la organización para que cumpla con una serie de requisitos previos para establecer un ambiente hibrido. En tal sentido la plataforma que está unida al dominio sincronizado debe ejecutar los siguientes servicios de SharePoint:

  • Servicio de Perfiles de Usuario
  • Servicio de Add-ins
  • Servicio de configuración de suscripción
  • Servicio de búsqueda

SharePoint 2016 cuenta con una sección de configuración en la Administración Central que permite realizar la configuración de escenarios híbridos.

La opción Configurar características hibridas de OneDrive y sitios proporciona acceso a una página que explica los requerimientos necesarios para ejecutar el asistente de configuración hibrido provisto por Office 365.

Conclusión:

Con este tipo de tecnología las empresas pueden mantener controlada y segura la información en el ambiente corporativo, pero a su vez dando la posibilidad de que esa información sea accesible desde cualquier lugar fuera de la organización.


 

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