Adoptando Microsoft Teams en su organización

Adoptando Microsoft Teams en su organización

En este articulo les voy a comentar de forma breve, algunos lineamientos o buenas prácticas, que se deben tener en cuenta para utilizar Microsoft Teams de forma efectiva.

¿Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una aplicación de la suite de productos de Office 365 que permite gestionar el trabajo en equipo dentro de una organización. Como sus principales funcionalidades encontraremos chat, videollamadas, notificaciones y definición de equipos. En los equipos se pueden compartir archivos, gestionar tareas, notas de reunión y hacer uso de más de 100 aplicaciones que hoy en día se integran con Microsoft Teams. Además contamos con acceso web, de escritorio y una aplicación móvil.

Sabemos qué es Teams y tenemos disponible infinidad de material, tutoriales, ayuda en línea y soporte de Microsoft. Incluso una comunidad activa que ayuda en la implementación y consultas que pueden surgir a la hora de utilizar la aplicación. Pero… ¿es suficiente para que la implementación de Microsoft Teams sea efectiva? La respuesta es casi, primero tenemos que hablar de adopción.

 

Adopción

La adopción es un proceso definido por el análisis, diseño e implementación de una herramienta dentro de una organización, y su principal objetivo es que la herramienta se utilice de forma ordenada y efectiva. Ahí es donde diferenciamos la adopción de una capacitación, la adopción no es un tutorial, es un proceso cuyo fin es entender para qué sirve, en que escenarios se utiliza y como se gestiona una herramienta.

El proceso de adopción lo dividiremos en 6 etapas principales que nos guiarán en el camino de adoptar Teams, comenzando por conocer a la organización.

 

  1. Conocer a la organización

Para comenzar el proceso de adopción, lo primero es conocer a la organización. Pero ¿qué es conocer una organización?

Negocio: Tenemos que conocer con quién trabajamos y hablar el mismo idioma. No es lo mismo una empresa de retail que un banco, los términos, objetivos y forma de trabajo son totalmente diferentes.

Las personas: ¿Son personas con skill técnico? ¿Contadores, Abogados, Ingenieros?

El organigrama: Conocer el organigrama nos permitirá distribuir el conocimiento y asegurarnos de que ningún área queda sin adoptar la herramienta.

Cómo trabaja en equipo hoy en día: En toda organización hay equipos de trabajo y la organización no nació ayer ¿Cómo trabajaban hasta el día de hoy?

Problemas conocidos: ¿Qué problemas tienen con su forma de trabajo actual?

Unidades de trabajo: ¿Áreas? ¿Proyectos? Las unidades de trabajo en Microsoft Teams se pueden representar como equipos o canales. Los proyectos tienen un ciclo de vida más corto que las áreas, y eso debemos tenerlo en cuenta.

Dentro de estos puntos, quiero hacer énfasis en el negocio, parte del éxito del proceso de adopción es volvernos expertos en el negocio, tenemos que interiorizarnos y conocer los problemas que tienen en su día a día. Si pensamos como alguien de la organización seremos mejores identificando los problemas y creando soluciones más efectivas. Equipos de trabajo más efectivos.

Ya conocemos un poco más a la organización y ahora? Comenzamos a diagramar la implementación, para eso, necesitamos aliados.

  1. Definición de promotores

Como segundo punto, y en mi opinión el más importante, tenemos que definir quienes de la organización van a ser nuestros sponsor. Un sponsor es un actor clave en el proceso y se encargará de ayudarnos a promocionar la aplicación. Vamos a capacitar a nuestros sponsors para que conozcan Microsoft Teams, lo utilicen y muestren al resto de la organización todos sus beneficios.

Nuestros sponsor son un espejo nuestro y tienen que sentirse así, tenemos que destacar los aspectos claves de Microsoft Teams para que jueguen en nuestro equipo.

Algunos aspectos claves que nos ayudarán a conquistar a nuestros sponsor son la interfaz es sencilla, el uso del chat y las llamadas para facilitar la comunicación. Además, centralizamos la información por equipo y canal. Por ultimo y más importante, deben saber que entre más gente de la organización use Microsoft Teams más efectiva es la herramienta.

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  1. Plan de Gobernanza

Una vez que entrenamos a nuestros sponsor, debemos comenzar a preparar el terreno para cuando toda la organización comience a usar Microsoft Teams.

En una organización de más de 100 personas donde las directivas no son claras todo se puede volver un caos. Imagínense que cada persona crea un equipo cada vez que quiere trabajar en un proyecto, incluso proyectos cuyo ciclo de vida o características no lo justifiquen, claramente no está bien. Ahí es donde nos ayudará el Plan de Gobernanza.

¿Cuáles son las reglas? ¿Cuándo debo crear un equipo? ¿Cuándo debo crear un canal? ¿A quién le solicito la creación de un nuevo equipo? ¿Quiénes serán los encargados de dar seguimiento y validar que se hayan seguido las reglas? Todas estas preguntas serán respondidas por el Plan de Gobernanza y es responsabilidad de los sponsors y líderes de equipo que todas las personas lo conozcan.

  1. Capacitación

Es momento de darnos a conocer, la capacitación será impartida a la mayor cantidad de gente posible y tendrá dos objetivos. El primero, es que el nombre Microsoft Teams no sea ageno, cuando alguien hable de Microsoft Teams las personas tienen que saber de qué se está hablando. Y el segundo, que la audiencia entienda para que sirve Microsoft Teams, cuales son sus beneficios y en que escenarios aplica su uso.

A diferencia de una capacitación común y corriente, no queremos enseñar a usar Microsoft Teams, la gente va a aprender sola. Pero si queremos enseñarles para qué sirve y qué podemos hacer con Microsoft Teams.

  1. Comunicación y puesta en marcha

Estamos listos! Tenemos nuestros sponsors, nuestro plan de gobernanza y a nuestra organización capacitada, es momento de avisarles que ya pueden usar Teams.

En este punto es importante que la comunicación sea clara en cuanto a los accesos: si es mediante dispositivos móviles, web o escritorio. También como descargar la aplicación, acceso a material de consulta y ayuda en línea y contacto con nuestros sponsor para que puedan ayudarlos en caso de dudas.

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  1. Medir, mantener y dar seguimiento a la adopción

Microsoft Teams cuenta con un portal de administración que nos permitirá monitorear como está siendo utilizada. Por ejemplo podemos saber cuantas reuniones o llamadas hizo un usuario en los últimos 7 días. También podemos acceder a información de los equipos y canales para conocer un poco más sobre el uso.

Finalmente, es importante que hablemos con nuestros sponsors y le demos seguimiento a las definiciones del plan de gobernanza, una vez que todas las piezas estén en su lugar el sistema funcionará solo.

 

En resumen, la adopción de Microsoft Teams es un proceso, no una capacitación, que consta de varias etapas. Es importante entender para qué escenarios sirve, cuales son sus principales beneficios y como adaptarlo a cada organización. Si logramos esto y conseguimos el apoyo de nuestros sponsor, la adopción será exitosa y cumpliremos nuestro objetivo: que la organización se beneficie de usar Microsoft Teams.

¡Los invito a conocer Teams!

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