Make a friendly system for virtual management of company contracts.

Make a friendly system for virtual management of company contracts.

Company

The customer is a forestry. Its objective is to produce and export Eucalyptus cellulose pulp to major world markets by operating in an efficient and sustainable manner from an environmental, economic and social perspective. Based on the growth and continuous improvement of the company and the positioning of Arkano as a direct provider, has enabled the development and research of solutions tailored to large-scale and influence within the organization.

Requirements

The organization has SharePoint as its main organizational platform. Within the organization, it became necessary to have a centralized system for contract management, which allow the notice of due-dates, renewals, integration of annexes and regulations, changes in general and easy to use.

Business Solution

The system allows an orderly and virtual management of the company contracts. This facilitates the audience control of contracts and annexes, which is useful due to the periodic audits received by the company. In addition, it significantly improves search time and linking several documents.

 

Technology solution

The solution developed relies on a configurable system, with audience control, which integrated with secondary notifications system; allows the survey and monitoring of contracts and sensitive business documents. Once the user enters into the system, must choose between two options, add a document or display one or more documents; depending on the option chosen, it must complete a dynamic form or must specify the filter to apply in order to find the necessary documents. For the development of the system, an integration between C #, JQuery and JavaScript was performed, resulting in a quick, changeable, friendly interface design and simple to use.

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Gestión de contratos

Empresa

El cliente  es una empresa forestal fundada en Uruguay en el año 2009, que tiene como objetivo producir y exportar pulpa de celulosa de Eucalyptus a los principales mercados del mundo, operando en forma eficiente y sustentable desde el punto de vista ambiental, económico y social. En base al crecimiento y mejora continua de la empresa, y el posicionamiento de Arkano como proveedor directo de la misma; esto ha posibilitado el desarrollo e investigación de soluciones a medida de gran escala e impacto dentro de la organización.

Necesidad

La organización cuenta con SharePoint como su principal plataforma organizacional. Dentro de la organización, nació la necesidad de tener un sistema centralizado de gestión de contratos, el cual permitiera el aviso de vencimientos, renovaciones, integración de anexos y regulaciones, modificaciones en general y de fácil manejo.

Solución de Negocio

El sistema permite llevar una gestión ordenada y virtual de los contratos de la empresa. Esto facilita controlar las audiencias a los contratos y sus anexos,  lo cual resulta útil en las auditorias periódicas que recibe la empresa. A su vez, mejora significativamente el tiempo de búsqueda y vinculación de diversos documentos.

Solución Tecnológica

La solución desarrollada se basa en un sistema configurable, con control de audiencias, en el cual integrado a un sistema de notificaciones secundario; permite el relevamiento y seguimiento de contratos y documentos sensibles de la empresa. El usuario al ingresar al sistema debe elegir entre dos opciones, agregar un documento o visualizar uno o más documentos; dependiendo de la opción a ser elegida, el mismo deberá completar un formulario dinámico o deberá especificar el o los filtros a aplicar para buscar los documentos necesarios. Para el desarrollo del sistema se realizó una integración entre C#, JQuery y JavaScript, lo cual resulta en una interfaz rápida, modificable, de diseño amigable y de simple uso.

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